Teletrabajo: Cómo utilizar adecuadamente las herramientas de comunicación

En el mundo laboral, la tecnología permitió sortear el aislamiento impuesto por la pandemia y, en muchos rubros, Internet hizo posible el teletrabajo y que las tareas se sigan realizando casi como si estuviéramos dentro de las paredes de nuestra oficina.

Las múltiples plataformas para reuniones y charlas virtuales que se fueron sumando últimamente y que tenemos a disposición, lograron mantenernos comunicados. Zoom, Google Meet, Skype, Jitsi, Microsoft Teams y WhatsApp, entre otras vías, se volvieron herramientas esenciales para la nueva rutina que requiere el home-office.

Pero éstas no son las únicas vías de comunicación o de colaboración que tenemos para vincularnos con clientes, proveedores o compañeros de trabajo. Son herramientas que han sumado a una multiplicidad de opciones que ya estaban en uso y que es necesario saber administrar correctamente.

Para optimizar su uso y saber cuál elegir ante diferentes situaciones y necesidades, el Servicio de Empleo AMIA elaboró una guía con recomendaciones útiles para establecer comunicaciones eficientes y ordenadas.

E-MAIL

• Es la vía para establecer el contacto más formal entre todas las herramientas disponibles.
• Resulta ideal para comunicaciones extensas y que no requieren una respuesta urgente.
• Es útil para dejar un historial, constancia de una información o documento y poder consultarlo más adelante. Nos permite usarlo como una especie de registro o archivo.
• La función “En copia” nos permite hablarle a nuestro interlocutor y poner en conocimiento a otras personas. Se pueden conformar “grupos” para que todos los integrantes lo reciban simultáneamente.

CHAT DE WHATSAPP – HANGOUT – DUO – SKYPE – MESSENGER

• Puede utilizarse para conversaciones uno a uno o grupales. Esto facilita segmentar los destinatarios por temas de interés o asociados a proyectos, tareas o etapas puntuales.
• Permite enviar audios y explicar temas más complejos. Se sugiere no abusar de esta posibilidad y ser considerados en cuanto a la duración de los mensajes grabados.
• Para el ámbito laboral, se sugiere cuidar la formalidad. Evitar utilizar emoticones, stickers o gifs, recursos propios de los chats con amigos o familiares. Los videos y mensajes virales deben descartarse por completo. El uso de la mayúscula debe ser cuidadoso para que no se malinterprete por el receptor como un mensaje ofensivo.
• Si se va a realizar una llamada, se recomienda previamente mandar un mensaje al interlocutor para pedirle que nos avise cuando esté disponible.

VIDEOLLAMADAS – REUNIONES VIRTUALES DE GRUPOS

• Se recomienda pautar con anticipación el horario en el que se realizarán.
• Se sugiere también que haya un temario preestablecido de la reunión y alguien que la coordine.
• Es importante -como en toda reunión de trabajo- que se haga una minuta con lo tratado y los acuerdos alcanzados.
• Se debe corroborar que todos los dispositivos (cámara, micrófono, parlantes -o auriculares- y batería) y la conexión a Internet funcionen correctamente.
• También se sugiere atender a las cuestiones relacionadas con la privacidad, acústica y la iluminación.
• Consulte si es con cámara de video encendida y, en ese caso, cuide el lenguaje corporal.
• Mantenga el micrófono en silencio todo lo posible e intente no interrumpir o superponerse con sus interlocutores.

LLAMADAS TELEFÓNICAS

• Hace tiempo que el teléfono dejó de ser la herramienta más utilizada. Por eso, es importante elegir el momento adecuado para hacer la llamada y no extenderse por demás.
• Se recomienda consensuar con la persona que vamos a llamar si se la puede contactar a su teléfono personal.
• Al iniciar el llamado, preguntar si está disponible para hablar en ese momento.
• Excepto que se trate de una urgencia, es importante no “invadir” el espacio privado con llamadas fuera del horario de trabajo.

Otras herramientas colaborativas disponibles

PLATAFORMAS PARA COMPARTIR ARCHIVOS (Drive – One Cloud)

• Permite invitar fácilmente a otros usuarios a ver los archivos que quieras compartir.  Se puede trabajar en ellos como un único documento (sin guardar versiones), se pueden descargar y no es necesario enviarlos como archivos adjuntos por correo electrónico.
• La recomendación es compartir sólo aquellos archivos que sean necesarios, sin recargar al destinatario. Si se esperan aportes de los receptores, debemos ser claros con respecto a la fecha límite y la modalidad para sugerir y aprobar los cambios.
• Existen otras herramientas de trabajo colaborativo (en general orientado a espacios formativos) tales como Class Room, Edmodo y los grupos cerrados de Facebook que tienen una estructura más “vertical” o “jerárquica” de funcionamiento.
• En estas plataformas se sugiere mantener las comunicaciones “dentro del espacio” y evitar usar otros medios cuando éstos existen dentro de la herramienta. Lo mismo si las actividades están calendarizadas, atenerse a ellas y no hacer intervenciones disruptivas.